УТВЕРЖДЕНО приказом председателя Мичуринского районного суда от 20 мая 2022 года № 11

ПОРЯДОК

ознакомления с судебными делами, материалами и

выдачи копий судебных решений и документов из судебных дел

Настоящий порядок разработан в соответствии с уголовно-процессуальным и гражданским процессуальнымкодексами, кодексом административного судопроизводства, кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации, а также Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, (утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36), Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (утв. приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 № 56).

1. Порядок и сроки выдачи судебных дел для ознакомления

1.1. Судебные дела (иные материалы) выдаются для ознакомления в помещении суда на основании письменного заявления (запроса):

а) обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, лицам, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшим, сторонам по делу, третьим лицам, законным представителям по уголовным, гражданским, административным делам и делам об административных правонарушениях, заявителям и другим заинтересованным лицам по делам особого производства и административным делам, гражданским истцам, ответчикам по уголовным делам;

б) адвокатам, выступающим по уголовным, гражданским, административным делам и делам по административным правонарушениям;

в) другим заинтересованным лицам, выступающим по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях;

г) прокурорам;

д) иным должностным лицам при наличии мотивированного письменного запроса;

е) реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - наследникам, близким родственникам, родственникам, иждивенцам в соответствии со ст. 133, 134 УПК РФ, ст. 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 N1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий".

1.2. К письменному заявлению на ознакомление с материалами дела необходимо приложить копии документов: удостоверяющих личность и полномочия (родство); доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства; ордера соответствующего адвокатского образования либо удостоверения адвоката; служебного удостоверения.

1.3. На заявлении (запросе) судьей, в производстве которого находится (или находилось) дело, а при его отсутствии – председателем суда (исполняющим обязанности председателя суда) делается соответствующая отметка о поручении работнику аппарата суда ознакомить с материалами дела. С материалами дел, сданных в отдел делопроизводства или архив, знакомит работник отдела делопроизводства (архива). С делами, находящимися в производстве судьи – знакомит секретарь судебного заседания (по распоряжению судьи – помощник).

1.4. Ознакомление с материалами дела (иными материалами) проходит в специально оборудованном для этой цели помещении суда (приемная суда, отдел делопроизводства, иное помещение) в присутствии работника суда в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.

В случае поступления ходатайства об ознакомлении с материалами дела от лица, содержащегося под стражей, заявитель, при наличии разрешения судьи, вызывается в суд требованием о доставке. Ознакомление должно проходить в специально оборудованном для этой цели помещении суда (зале судебного заседания, оборудованном ограждением для подсудимых), в присутствии конвойной службы.

1.5. Дата и время ознакомления с материалами дела, находящимися в производстве судьи, назначается судьей (по его указанию - помощником судьи). Ознакомление с делами, сданными в отдел делопроизводства (архив), определяется лицом, ответственным за сохранность дел, но не позднее трех рабочих дней с момента поступления заявления. Иногородним гражданам материалы дела предоставляются для ознакомления в день обращения.

1.6. Внесение каких-либо записей, пометок, подписей в материалы дела, а также иные повреждения материалов дела запрещены.

При обнаружении признаков подобных действий работник суда немедленно прекращает ознакомление лица с материалами судебного дела и письменно сообщает судье (председателю) об основаниях прекращения ознакомления.

1.7. Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе дела, которая включает: ФИО ознакомившегося лица, дату, подпись. Если лицо ознакомилось с материалами дела не полностью, указываются также листы дела.

1.8. При наличии письменного ходатайства сторон, иных участников процесса об ознакомлении с протоколом судебного заседания, возможность должна быть обеспечена: в течение пяти дней с момента подписания протокола по гражданскому делу, в течение трех суток со дня получения ходатайства по уголовному делу, в течение трех дней со дня подписания протокола по административному делу.

1.9. По завершении ознакомления на заявлении об ознакомлении проставляется соответствующая запись (подпись, дата, ФИО) ознакомившегося лица. Лицом, в присутствии которого осуществлялось ознакомление с материалами судебного дела, проверяется сохранность материалов.

Заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

2. Снятие копий с материалов дела

2.1. Лица, допущенные к ознакомлению с материалами судебного дела, вправе использовать собственные технические средства для изготовления копий документов.

Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

- обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям (ст.47 ч.4 п.13, ст.53 ч.1 п.7 УПК РФ);

- потерпевшим (ст.42 ч.2 п.12 УПК РФ);

- гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску (ст.44 ч.4 п.13 УПК РФ);

- гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска (ст.54 ч.2 п.9, ст.55 ч.2 УПК РФ);

- сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям (ст.35 ч.1 ГПК РФ);

- лицам, участвующим в административном деле (ч. 1 ст.45 КАС РФ);

- реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - родственникам, (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (ст.11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 N1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий").

2.2. Все перечисленные лица снимают копии по письменному заявлению. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда (исполняющего обязанности председателя суда) или судьи-председательствующего по делу подшивается в судебное дело.

Снятые перечисленными лицами за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

2.3. Копии протокола и аудиозаписи по уголовным делам изготавливаются в течение трех суток с момента получения письменного ходатайства участника судебного разбирательства и за его счет (ст.259 УПК РФ).

При наличии ходатайства в письменной форме лиц, участвующих в гражданском деле, их представителей и за их счет в течение пяти дней со дня подписания протокола судебного заседания могут быть изготовлены копия протокола и (или) копия аудиозаписи судебного заседания (ст.230, 231 ГПК РФ).

На основании ходатайств в письменной форме и за счет лиц, участвующих в административном деле, их представителей могут быть изготовлены копия протокола, копия записи с носителя информации (ст. 207 КАС РФ), за исключением случаев рассмотрения дел в закрытом судебном заседании.

Копии протоколов, снятые перечисленными лицами за свой счет, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

2.4. Ознакомление с информацией, хранящейся в деле в электронном виде, и её копирование может производиться только на специально выделенном, не подключенном в локально-вычислительную сеть суда компьютере, на представленные заинтересованными лицами носители.

В целях обеспечения сохранности информации, хранящейся в деле в электронном виде (на электронных носителях), ознакомление с ней полномочных заинтересованных лиц может осуществляться только с копии такой информации.

2.5. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет.

Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в суде). Представленные в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию.

В целях безопасности перед записью аудиопротокола судебного заседания представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован специалистом, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, при этом предварительно уведомив лицо, подавшее соответствующее заявление.

Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

2.6. После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче секретарем судебного заседания (сотрудником отдела делопроизводства, архива) делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к материалам дела, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия, при этом делается соответствующая отметка в справочном листе.

Неполученная заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.

2.7. Снятие судом копий с копий, приложенных сторонами документов, а также их выдача, не допускается.

3. Порядок выдачи копий судебных актов,

не вступивших в законную силу

3.1. После провозглашения приговора осужденному (оправданному), его защитнику и обвинителю в течение пяти суток вручается копия приговора. В тот же срок копии приговора, могут быть вручены потерпевшему, гражданскому истцу, гражданскому ответчику, их представителям - при наличии ходатайства указанных лиц.

Копия постановления о прекращении уголовного дела направляется прокурору, а также вручается лицу, в отношении которого прекращено уголовное преследование, и потерпевшему в течение пяти суток со дня его вынесения.

3.2. Копии решения суда вручаются под расписку лицам, участвующим в деле, их представителям или направляются им не позднее пяти дней после дня принятия и (или) составления решения суда.

Копия определения суда по вопросам исправлении описок и явных арифметических ошибок, разъяснения решения суда, отсрочки или рассрочки исполнения решения суда, изменения способа и порядка его исполнения, индексации присужденных денежных сумм высылается лицам, участвующим в деле, в течение трех дней со дня его вынесения.

Сторонам и другим лицам, участвующим в гражданском деле, не явившимся в судебное заседание, копия определения о приостановлении или прекращении производства по делу либо об оставлении иска без рассмотрения высылается не позднее трех дней со дня вынесения определения, а копия заочного решения суда высылается заказным письмом с уведомлением о вручении не позднее трех дней со дня изготовления мотивированного решения в окончательной форме.

3.3. Копии определения суда по административным делам, которое вынесено в виде отдельного судебного акта, направляются лицам, участвующим в деле, а при необходимости и иным лицам не позднее следующего рабочего дня после дня вынесения определения, если иные сроки не установлены КАС РФ, или вручаются указанным лицам под расписку.

Копии решения суда по административным делам вручаются под расписку лицам, участвующим в деле, их представителям или высылаются им не позднее чем через три дня после дня принятия решения суда в окончательной форме, если КАС РФ не предусмотрено иное. В случаях и сроки, предусмотренные КАС РФ, копии решения суда направляются и другим лицам.

3.4. Копия постановления по делу об административном правонарушении вручается под расписку физическому лицу, или законному представителю физического лица, или законному представителю юридического лица, в отношении которых оно вынесено, а также потерпевшему по его просьбе либо высылается указанным лицам по почте заказным почтовым отправлением в течение трех дней со дня вынесения указанного постановления.

Копия постановления по делу об административном правонарушении (копия вынесенного судьей определения об исправлениях, внесенных в постановление по делу об административном правонарушении) направляется должностному лицу, составившему протокол об административном правонарушении, в течение трех дней со дня вынесения указанного постановления.

3.5. Копия решения по жалобе на постановление по делу об административном правонарушении в срок до трех суток после его вынесения вручается или высылается физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых было вынесено постановление по делу, а также потерпевшему в случае подачи им жалобы либо прокурору по его просьбе. Копия решения, принятого по протесту прокурора, направляется ему в безусловном порядке.

3.6. Прокурору копия решения (определения) направляется в случае его участия в деле.

3.7. Направляемые (выдаваемые) судом, не вступившие в законную силу копии приговора, решения, определения или постановления удостоверяются подписями судьи и секретаря суда с приложением гербовой печати суда и направляются по принадлежности заказной корреспонденцией.

Если копия состоит из нескольких листов, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. На выдаваемой копии судебного акта делается отметка о том, что оно в законную силу не вступило.

3.8. Копия судебного акта в виде электронного образа документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью судьи (за исключением копии судебного акта, содержащего сведения, составляющие охраняемую законом тайну), по просьбе либо с согласия участника уголовного судопроизводства (при наличии согласия в письменном заявлении или при подаче обращения в суд в электронном виде посредством заполнения соответствующей формы, размещенной на официальном сайте суда в сети Интернет) может быть направлена по поручению судьи секретарем судебного заседания либо помощником (сотрудником отдела делопроизводства) посредством размещения на официальном сайте суда в сети Интернет в режиме ограниченного доступа.

При наличии согласия участника уголовного судопроизводства направление такой копии судебного акта не позднее пяти суток, заменяет направление ее указанному лицу на бумажном носителе, за исключением случаев, когда копия судебного акта в соответствии с требованиями закона (ч. 2 ст. 101, ст. 312 УПК РФ) должна быть вручена участнику уголовного судопроизводства.

3.9. В случаях, предусмотренных ГПК РФ, КАС РФ, копии судебных актов, за исключением содержащих сведения, составляющие охраняемую законом тайну, при наличии технической возможности направляются секретарем судебного заседания либо помощником (сотрудником отдела делопроизводства) лицам, участвующим в деле, посредством их размещения на официальном сайте суда в сети Интернет в режиме ограниченного доступа в виде электронного образа судебного акта, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью судьи.

3.10. Направление копий судебных актов посредством их размещения на официальном сайте суда в сети Интернет в режиме ограниченного доступа осуществляется секретарем судебного заседания либо помощником (сотрудником отдела делопроизводства) не позднее выше установленных сроков, которые начинают течь со дня принятия судебного акта в окончательной форме, если соответствующее ходатайство подано или с письменного согласия лиц, участвующих в деле, а также при подаче документов в электронном виде.

4. Порядок выдачи подлинных документов

4.1. Подлинные документы из материалов судебных дел, а также письменные справки выдаются лицу, представившему данные документы суду, на основании письменного заявления, а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия надлежащим образом заверенные копии - на основании мотивированного запроса.

4.2. Документы из материалов дел, сданных в отдел делопроизводства или архив, выдаются работником отдела делопроизводства (архива), при обязательном наличии на заявлении резолюции судьи, в производстве которого находилось дело, либо председателя суда, а в его отсутствие – исполняющего обязанности председателя суда.

4.3. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело.

4.4. Подлинные документы возвращаются с обязательным оставлением в деле копий, заверенных судьей (либо председателем суда) и гербовой печатью суда.

Работник, выдающий из дела подлинный документ, должен снять ксерокопию данного документа и, заверив ее подписью судьи (либо председателя суда) и гербовой печатью суда, вшить в дело. На заверенной копии документа указывается, также, фамилия, должность и подпись лица, выдавшего документ.

Лицо, получившее из дела подлинный документ, должно поставить дату и расписаться в получении этого документа в справочном листе дела и на копии, оставленной в деле. Кроме того, на копии указывается фамилия, имя, отчество, процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность.

4.5. Письменные доказательства из дела могут быть возвращены представившим их лицам и до вступления решения суда в законную силу в случае, если суд (судья, в производстве которого находится дело) сочтет это возможным (ст. 72 ГПК РФ, ст. 71 КАС РФ).

4.6. Подлинные документы из материалов судебных дел выдаются в течение пяти рабочих дней с момента поступления в суд заявления, при наличии технической возможности - сразу по обращению.

4.7. Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии, подшиваются в дело. В том случае, если заявитель просит направить требуемый документ по почте, в дело подшивается сопроводительное письмо с исходящим номером и датой.

5. Порядок выдачи копий судебных актов,

вступивших в законную силу

5.1. Копии решения (приговора, решения, определения, постановления) суда по делам выдаются (направляются) в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством.

На основании письменных заявлений и с предъявлением документов, копии вступивших в законную силу судебных актов, выдаются:

а) обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, лицам, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшим, сторонам по делу, третьим лицам, законным представителям по уголовным, гражданским, административным делам и делам об административных правонарушениях, заявителям и другим заинтересованным лицам по делам особого производства и административным делам, гражданским истцами, ответчикам по уголовным делам - документа, удостоверяющего личность, их представителям, защитникам - также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства;

б) адвокатам, выступающим по уголовным, гражданским, административным делам и делам по административным правонарушениям, - ордера соответствующего адвокатского образования и удостоверения личности и (или) удостоверения адвоката;

в) другим заинтересованным лицам, выступающим по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, - документов, удостоверяющих личность и полномочия;

г) прокурорам - служебного удостоверения;

д) иным должностным лицам при наличии законного основания - мотивированного письменного запроса;

е) реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - наследникам, близким родственникам, родственникам, иждивенцам в соответствии со ст. 133, 134 УПК РФ, ст. 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 N1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий" - документа, удостоверяющего личность и (или) полномочия, а также подтверждающего соответствующее родство (факт нахождения на иждивении).

5.2. Выдаваемые судом копии судебных актов должны быть заверены подписями председательствующего судьи, либо председателя суда и секретаря суда, либо иного уполномоченного работника аппарата суда (архива), а также гербовой печатью суда.

5.3. На копии судебного акта делается отметка о дате вступления его в законную силу, указывается уникальный идентификационный номер, ставится отметка в каком деле подшит подлинный документ. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ".

Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью "пронумеровано и скреплено печатью ___ листов, подпись ____ ", подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовую печать ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта делается об этом отметка.

5.4. Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются сотрудником отдела делопроизводства в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.

Копии запрашиваемых судебных актов, копии аудиозаписи судебных заседаний изготавливаются работником архива суда в срок не более 30 (тридцати) рабочих дней со дня поступления соответствующего заявления.

5.5. Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку о получении документа в справочном листе дела и на заявлении о его выдаче.

5.6. Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, передаются для отправки заказной почтой. Копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой подшивается в дело, соответствующие отметки делаются в справочном листе дела.

5.7. Копии судебных актов, вступивших в законную силу, могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом с разрешения председательствующего судьи или председателя суда (исполняющим обязанности председателя суда) по письменному заявлению, в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

5.8. Повторная и последующие выдачи копий судебных актов осуществляются по письменному мотивированному заявлению с резолюцией председательствующего по делу судьи, либо председателя суда (исполняющего обязанности председателя суда). В случае отсутствия в заявлении внятных пояснений в повторной выдаче копий судебных актов суд вправе отказать.

5.9. По запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии технической возможности архивные справки (выписки) могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям.

Электронные архивные справки (выписки) заверяются электронной подписью председателя суда (исполняющего обязанности председателя суда).

5.10. В случаях, предусмотренных федеральным законом, копии решения суда по гражданским делам после вступления его в законную силу направляются секретарем судебного заседания (секретарем суда) иным лицам на бумажном носителе либо в форме электронного документа (ч.3ст.214 ГПК РФ).

6. Заключительные положения

6.1. По письменным требованиям Тамбовского областного суда и Второго Кассационного суда общей юрисдикции на основании распоряжения председателя суда (или исполняющего обязанности председателя суда) судебные дела направляются в течение трех дней заказной почтой с уведомлением о вручении, либо нарочно с отметкой о вручении на втором экземпляре сопроводительного письма.

Из архивохранилища судебные дела выдаются на срок, не превышающий шести месяцев.

6.2. До возвращения дела в суд требование о его высылке, копия сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке. В учетно-статистической карточке ГАС «Правосудие» делается отметка когда, кому и по какому запросу направлено дело, когда оно возвращено в суд.

6.3. Выдача дел, находящихся в архиве, производится по письменным заявкам судей (служебным запискам) и работников суда под подпись в «Журнале регистрации выдачи документов из архива во временное пользование», на срок, не превышающий одного месяца.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.

Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

6.4. В случае ухудшения эпидемиологической обстановки в Тамбовской области разделы данного Порядка могут корректироваться распоряжениями и актами Управления судебного департамента по Тамбовской области.